¿Tengo que presentar una declaración de no residente si tengo un empleador en otro estado?

Depende. Lo que suele importar es lo siguiente:

• ¿En qué estado eres residente? y
• ¿En qué estado obtuviste el ingreso?

Estados recíprocos

Si eres residente de un estado pero trabajas en otro, y los dos estados tienen un acuerdo recíproco, se te retendrían impuestos solo para tu estado de residencia y no presentarías una declaración de no residente.

Trabajadores remotos

Si trabajas como empleado, pero el empleador que te paga el salario se encuentra en otro estado, es posible que se te considere un trabajador remoto.

Por lo general,, los trabajadores remotos pagan impuestos estatales sobre el ingreso en su estado de residencia y no tienen que presentar una declaración estatal de no residente, pero no siempre.

Hay excepciones para los estados que usan la regla de “conveniencia del empleador”.

Esta regla aborda la pregunta: “Si el empleador se encuentra en el estado A, pero el empleado trabaja (y es residente) en el estado B, ¿se debe a que el empleador lo necesita o porque el empleado así lo quiere?”

A veces, el estado A dirá que si no es para las necesidades del empleador, sino para la conveniencia del empleado, el estado A gravará los ingresos aunque el empleado sea residente de otro estado y trabaje en ese otro estado.

Estos estados incluyen:

• Alabama
• Connecticut
• Delaware
• Nebraska
• Nueva York
• Oregón
• Pensilvania
• Nueva Jersey

Para estos estados, es posible que tengas que presentar una declaración de no residente para el estado donde se encuentra el empleador y pagar impuestos estatales sobre el ingreso a ese estado no residente. Pero incluso esto tiene excepciones, porque cada estado tiene sus propias leyes sobre impuestos.

¿Cuándo se requiere que un trabajador remoto presente una declaración y pague impuestos a un estado no residente debido a la “regla de conveniencia del empleador”?

• Los empleados que viven en un estado en el que no se aplica el impuesto sobre el ingreso pagarán el impuesto estatal sobre esos ingresos al estado en el que no residen.

• Los empleados que viven en un estado que sí cobra el impuesto estatal sobre el ingreso tendrán que presentar una declaración estatal de no residente y una declaración estatal de residente.
  Por lo general, el estado de residencia aplica un crédito por el impuesto pagado al estado de no residencia por el ingreso compartido.

¿Qué sucede si el impuesto estatal se retiene por error?

A veces, los empleadores retienen impuestos estatales para el estado incorrecto cuando el empleado está sujeto a la regla de reciprocidad, el empleado trabaja de forma remota o el departamento de nómina comete un error. En estos casos, es posible que el contribuyente tenga que presentar una declaración de no residente para obtener un reembolso del impuesto estatal retenido por error. Para hacerlo, reporta ganancias de $0 en la declaración de no residente.  

Además, pide al departamento de nómina que corrija la retención estatal. Si los pagos de impuestos se enviaron al estado incorrecto, es posible que el estado que no recibió los impuestos correctos durante el año te aplique una multa.

Presentación de declaraciones estatales cuando trabajas para un empleador fuera del estado:

Ejemplo 1: Carlos conduce y trabaja en Illinois, donde se encuentra el empleador, pero se le considera residente de Indiana. Carlos presentaría una declaración de no residente de Illinois además de una declaración de residente de Indiana, ya que ganó el dinero en Illinois.

• Si Carlos fuera residente de Wisconsin, condujera hasta Illinois para trabajar y hubiera presentado correctamente un formulario de exención estatal junto con la nómina porque Wisconsin e Illinois tienen un acuerdo recíproco, su empleador solo le habría retenido el impuesto de Wisconsin y Carlos presentaría solo una declaración de impuestos de residente de Wisconsin.

• Si Carlos era residente de Wisconsin, condujo hasta Illinois para trabajar, pero no presentó un formulario de exención estatal al departamento de Nómina, es posible que su empleador haya retenido inadvertidamente el impuesto estatal de Illinois.
  En este caso, debido al acuerdo recíproco, Carlos tendría que presentar una declaración de no residente de Illinois para obtener el reembolso del impuesto de Illinois que le retuvieron.
  Luego, Carlos presentaría una declaración de impuestos de residente de Wisconsin. Dado que el impuesto estatal de Wisconsin no se retuvo ni pagó correctamente durante el año, es posible que Carlos esté sujeto a una multa por pago incompleto además del impuesto estatal de Wisconsin.

Ejemplo 2: Carlos está físicamente en Indiana y trabaja de forma remota para un empleador de Illinois. Carlos presentaría una declaración de residente de Indiana solamente, ya que el dinero lo ganó en Indiana e Illinois no se aplica la regla de conveniencia del empleador.

Ejemplo 3: Carlos está físicamente en Indiana y trabaja de forma remota para un empleador de Connecticut. Debido a la conveniencia de la regla del empleador que usa Connecticut, Carlos tiene que presentar una declaración de no residente de Connecticut y pagar impuestos sobre el ingreso de Connecticut. Carlos también presentará una declaración de residente de Indiana por los mismos ingresos