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¿Por qué mi empleador no retiene impuestos estatales mientras trabajo desde casa?

A raíz de que, el año pasado, menos personas fueron a la oficina y aumentó la fuerza laboral remota, esta temporada de impuestos presenta algunos nuevos cambios y requerimientos especiales. Si notas que tu Formulario W-2 muestra retenciones de la ubicación de tu empleador, en lugar de las correspondientes a tu estado de residencia, podrías estar en lo que se llama “conveniencia del empleador”.

¿Qué es la “conveniencia del empleador”?

Sencillamente, la “conveniencia del empleador” significa que un empleador no ha proporcionado a un empleado los recursos necesarios para trabajar de manera remota, por ejemplo, una oficina física o tecnología, por lo que el trabajador debe utilizar equipamiento propio para su oficina en casa. 

Por lo tanto, aunque el empleador pueda trabajar en otro estado, se considera trabajador “interno”. Como tal, le corresponden las normas tributarias estatales de su empleador y paga impuestos de acuerdo con las leyes del estado de este. 

¿Cómo sé si me corresponde la “conveniencia del empleador”? 

El concepto de conveniencia del empleador podría aplicarse en el caso de que vivas o trabajes en los siguientes estados:

  • Arkansas
  • Delaware
  • Nebraska
  • Nueva York
  • Pensilvania

Además, Connecticut grava impuestos sobre los ingresos de no residentes que trabajan desde casa únicamente si el estado de residencia del contribuyente aplica un impuesto similar. 

Si me corresponde la regla de conveniencia, ¿qué debo hacer? 

Hasta que lo decida la Corte Suprema o que los estados lleguen a un acuerdo, los contribuyentes deben continuar presentando sus declaraciones de acuerdo con lo establecido en sus Formularios W–2 y las leyes estatales vigentes. Proceder de otro modo podría generar una auditoría o multas por parte de las autoridades tributarias estatales.

¿Qué factores me eximirían por considerarme empleado remoto? 

Cada estado tiene sus propias pautas, restricciones y condiciones con relación a la definición de empleados remotos. Para estar exento de la regla de conveniencia del empleador y, en cambio, calificar como empleado remoto fuera del estado, deberían proporcionarte un lugar dedicado o especializado.  

Sin embargo, existen otros factores de exención que incluyen los siguientes:

  1. Se exige una oficina en el hogar como requerimiento o condición de empleo.
  2. El empleador no proporciona al empleado una oficina ni un espacio regular de trabajo.
  3. El empleador reembolsa al empleado prácticamente todos los gastos por el uso comercial del hogar.
  4. El empleado tiene un propósito comercial genuino para trabajar desde casa (por ejemplo, cumplir las fechas límite de varios proyectos en el estado de residencia)
  5. El empleado realiza algunas tareas centrales en casa (por ejemplo, un corredor de bolsa que comercializa títulos valores desde su hogar).
  6. El empleador o trabajador se reúne o trata periódicamente con clientes o pacientes en su casa.

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